МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Репрография

МИКРОГРАФИЯ. МИКРОФОРМЫ

Правила учета

Reprography. Micrography. Microforms. Rules for registration ОКСТУ 0013

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 21 июня 1985 г. № 1847 срок введения установлен

с 01.01.86

Настоящий стандарт устанавливает правила учета микроформ, подлежащих хранению по ГОСТ 13.1.203, во всех отраслях экономики страны независимо от форм собственности предприятия (организации) и юридического статуса документа (подлинник, дубликат, копия).

Требования настоящего стандарта являются обязательными.

(Измененная редакция, Изм. № 2).

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1.    (Исключен, Изм. № 1).

1.2.    Учет микроформ должен осуществляться на предприятиях, отвечающих за их хранение.

1.3.    В случае потери, порчи, повреждений, изъятия из обращения, аннулирования, замены микроформ составляют соответствующий акт по форме, приведенной в приложении 1, и производят отметки в учетных документах.

Допускается в учетных документах помещать при необходимости данные в дополнение к указанным в настоящем стандарте.

1.2, 1.3. (Измененная редакция, Изм. № 1).

1.4.    Для учета микроформ допускается использовать средства организационной и вычислительной техники при условии регистрации учетных данных, установленных в настоящем стандарте.

(Введен дополнительно, Изм. № 1).

2. ПРАВИЛА УЧЕТА

2.1.    Каждой принятой на учет микроформе присваивают инвентарный номер.

2.2.    Инвентарный номер проставляют средствами и материалами, химически нейтральными по отношению к микроформе.

Инвентарный номер проставляют:

на рулонном микрофильме — на заправочных концах;

на микрофише (смонтированной микрофише) — в нижней части кодового поля;

на кадровой апертурной карте — в левом нижнем углу.

2.3.    Микроформы, принятые на учет, регистрируют в инвентарных книгах.

Инвентарная книга должна содержать следующие сведения:

1)    обозначение микроформы;

2)    инвентарный номер микроформы;

Перепечатка воспрещена

© Издательство стандартов, 1985 © ИПК Издательство стандартов, 1999

3)    сокращенное библиографическое описание документа (комплекта документов), его обозначение, название и вид (конструкторский, технологический и др.);

4)    типоразмер микроформы;

5)    число кадров в микроформе;

6)    дату, фамилию и подпись лица, принявшего микроформу на учет;

7)    данные для акта по и. 1.3;

8)    место хранения микроформы (номер секции, шкафа, полки, ячейки).

2.4. Для каждой микроформы или комплекта микроформ долговременного и постоянного хранения составляют технический паспорт (П) и учетную карточку (К), в которой регистрируют прием и выдачу микроформ. Их обозначение должно совпадать с обозначением микроформы и дополняться соответственно буквами «П» или «К».

Для рабочих микроформ технический паспорт допускается не составлять или составлять в сокращенном виде.

2.2—2.4. (Измененная редакция, Изм. № 1).

2.4.1.    Технический паспорт микроформ, форма которого приведена в приложении 2, должен содержать следующие сведения:

1)    обозначение микроформы;

2)    инвентарный номер микроформы;

3)    библиографическое описание документа (комплекта документов), его обозначение, название и вид (конструкторский, технологический и др.);

4)    число микроформ в комплекте;

5)    типоразмер и поколение микроформы;

6)    число кадров и число листов документов в микроформе;

7)    вид микроформы (по назначению — основной, запасной);

8)    данные о проведенных изменениях в микроформе;

9)    данные об изготовлении микроформы (наименование предприятия-изготовителя, масштаб уменьшения, тип пленки);

10)    данные о техническом состоянии микроформы при приемке и проведении периодических проверок по ГОСТ 13.1.203, включая данные об оптической плотности.

П) место хранения микроформ (номер секции, шкафа, полки, ячейки);

12)    срок хранения микроформы;

13)    специальные данные, право пользования микроформой (указать ответственных лиц);

14)    данные о размножении микроформы с указанием инвентарного номера копий микроформы и т. д.;

15)    данные для акта по п. 1.3.

(Измененная редакция, Изм. № 1, 2).

2.4.2.    Учетная карточка должна содержать следующие сведения:

1)    инвентарный номер;

2)    обозначение микроформы или технического паспорта;

3)    количество выдаваемых микроформ;

4)    дату выдачи;

5)    основание для выдачи;

6)    фамилию и подпись получателя;

7)    дату возвращения;

8)    фамилию и подпись принявшего.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

2.4.3.    Микроформу и технический паспорт выдают и принимают по учетной карточке.

ГОСТ 13.1.205-85 С. 5

Срок хранения микроформы_

Специальные данные: степень секретности_

право пользования микроформой_

ответственные лица_

(фамилии)

(Измененная редакция, Изм. № 1).

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1.    РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН ЦНИИ «КОМПЛЕКС»

РАЗРАБОТЧИКИ

Л.М. Козлов, В.А. Костромой, С.Г. Солдатова

2.    УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 26.06.85 № 1847

Изменение № 2 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 12 от 21.11.97)

За принятие изменения проголосовали:

3.    Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 4939—84

4.    ВВ1ДЕН ВПЕРВЫЕ

5.    ПЕРЕИЗДАНИЕ (июль 1999 г.) с Изменениями № 1, 2, утвержденными в январе 1991 г., мае 1998 г. (ИУС 5-91, 8-98)

Редактор М. И. Максимова Технический редактор О.Н. Власова Корректор М. И. Першина Компьютерная верстка Е.Н. Мартемьяновой

Изд. лиц. № 021007 от 10.08.95. Сдано в набор 03.08.99. Подписано в печать 01.09.99. Уел. печ. л. 0,93. Уч.-изд. л. 0,47. _Тираж    108    экз. С3567. Зак. 709._

ИПК Издательство стандартов, 107076, Москва, Колодезный пер., 14.

Набрано в Издательстве на ПЭВМ Филиал ИПК Издательство стандартов — тип. “Московский печатник”, Москва, Лялин пер., 6.

Плр № 080102